Übersicht Ressourcentyp-Sammlung

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Allgemein

Diese Erfassungshilfe dient der Beschreibung von Sammlungen für alle Arten der Erschließung wie Inhaltserschließung, Formalerschließung und Provenienzerschließung.

Die Beschreibung von Sammlungen kann, je nach Sachverhalt und Art der Erschließung, unter Verwendung des Normdatensatzes für die sammelnde bzw. besitzende Körperschaft und/oder ggf. weiterer Normdatensätze, die das Thema der Sammlung darstellen, geschehen. Bei Bedarf kann auch ein Normdatensatz für die Sammlung als solche erfasst werden. Für die Zwecke der Inhaltserschließung werden jedoch keine Normsätze für Sammlungen erfasst oder genutzt.

Terminologie

Sammlung

Definition: Gruppe von Ressourcen, die eine Person, eine Familie oder eine Körperschaft unter personen- und themenbezogenen oder formalen Kriterien zusammengetragen hat und die als Bestand überliefert ist bzw. weitergeführt wird. (→ GND;→ RDA; → RNAB; → RSWK)

Vergleiche RSWK, 3. Aufl., §736 Abs. 1: "Sammlungen sind Gesamtheiten gesammelter Gegenstände, die von Personen, Familien oder Körperschaften (Archiven, Bibliotheken, Dokumentationsstellen, Museen usw.) aufgebaut werden, sich in deren Besitz befinden oder als Leihgabe, Stiftung, Geschenk oder durch Kauf einer anderen Institution eingegliedert sind. Sammelgegenstand können alle Arten von Gegenständen wie Autographen, Briefmarken, Handschriften, Kunstwerke, Münzen, Spielzeug usw. sein." (Anm.: Die aktuelle 4. Auflage der RSWK enthält keine Definition und verweist nur auf RDA.)

Vergleiche RDA, Glossar: "Eine Gruppe von Ressourcen, die von einem Akteur aus einer Vielzahl von Quellen zusammengetragen ist."

Für Sammlungen können Normsätze (Entitätencode win) erfasst werden, wenn z.B. eine Ressource im Zuge der Provenienzerschließung als Teil einer Sammlung beschrieben werden soll.

Sammler


Sammelnde bzw. besitzende Körperschaft

Definition: Eine Körperschaft, die eine oder mehrere Sammlungen besitzt, verwaltet, anlegt, erweitert, erschließt und/oder (meist allgemein) zur Verfügung stellt.

Dabei kann es sich um selbstständige Körperschaften oder um Abteilungen von Körperschaften handeln. Bei Sammlungen, die sich in Institutionen befinden, kann nicht immer klar entschieden werden, ob für diese auch eine Abteilung innerhalb der Institution existiert. Nur wenn dies der Fall ist, kann für die Bedürfnisse der Formalerschließung ein Normdatensatz für die Abteilung erfasst werden. In der Inhaltserschließung wird üblicherweise nur die übergeordnete Körperschaft erfasst (Details siehe unten). Für sammelnde bzw. besitzende Körperschaften gelten die Körperschaftsregeln.

Ein Normdatensatz für die sammelnde bzw. besitzende Körperschaft kann erfasst oder genutzt werden, wenn

  • der Inhalt eines Werks vorwiegend oder ausschließlich dem körperschaftlichen Handeln der betreffenden Körperschaft gewidmet ist (Inhaltserschließung),
  • die beschriebene Sammlung zu einer besitzenden oder sammelnden Körperschaft gehört oder von dieser verwaltet wird (Inhaltserschließung),
  • diese als Akteur einer zu erschließenden Ressource fungiert (Formalerschließung),
  • die Körperschaft im Zuge der Provenienzforschung als Besitzer oder Vorbesitzer einer Ressource erschlossen wird.

Formalerschließung

(→ RDA; → RNAB)

Entstehungsdatum

  • Wenn ein Entstehungsdatum einer archivalischen Ressource oder einer Sammlung in ein einziges Jahr fällt, erfassen Sie dieses Datum oder ein spezifischeres Datum innerhalb des Jahres.
  • Wenn die archivalische Ressource oder die Sammlung eine Zeitspanne umfasst, erfassen Sie als zusammenfassende Angabe der Daten:
    • das früheste und das späteste Entstehungsdatum der Ressource
      oder
    • das früheste und das späteste Datum der Aufbewahrung.

    Optionale Ergänzung

    Wenn die Mehrheit der Exemplare in der zu beschreibenden Ressource Daten haben, die signifikant von der Zeitspanne abweichen, erfassen Sie die Zeitspanne, gefolgt von den überwiegenden oder hauptsächlichen Daten. Stellen Sie den hauptsächlichen Daten einen erläuternden Terminus voran, wie z. B. hauptsächlich.

    
    
    1785–1960, hauptsächlich 1916-1958
    
    
    
  • Wenn kein Datum in der Ressource gefunden wird oder aus einer anderen Quelle bestimmt werden kann, geben Sie das Entstehungsdatum oder das ungefähre Entstehungsdatum an (siehe 1.9.2). Sofern zutreffend, zeigen Sie an, dass die Information aus einer Quelle außerhalb der Ressource entnommen ist (siehe 2.2.4).
    
    
    1867?
    zwischen 1952 und 1978
    nicht nach 1866
    
    
    
  • Wenn es irreführend ist, ein ungefähres Datum zu erfassen, erfassen Sie Entstehungsdatum nicht ermittelbar. Zeigen Sie an, dass die Information aus einer Quelle außerhalb der Ressource entnommen ist (siehe 2.2.4).

Umfang

  • Wenn Sie eine Sammlung als Ganzes beschreiben, erfassen Sie einen Umfang unter Verwendung einer Methode, die für die Art der Sammlung und den Zweck der Beschreibung geeignet ist:
    1. Anzahl der Einheiten, Behältnisse oder Bände (siehe 3.4.1.11.1)
      oder
    2. Stellfläche (siehe 3.4.1.11.2)
      oder
    3. Anzahl und Art der Einheit (siehe 3.4.1.11.3).
    • Anzahl der Einheiten, Behältnisse oder Bände
      Erfassen Sie einen Umfang, indem Sie die Anzahl oder geschätzte Anzahl von Einheiten oder die Anzahl der Behältnisse oder Bände angeben.
      
      
      123 Einheiten
      circa 400 Einheiten
      6 Bände
      6 Schachteln
      
      
      
      Optionale Ergänzung
      Wenn die Anzahl der Bände oder Behältnisse erfasst wird, geben Sie die Anzahl oder geschätzte Anzahl der Einheiten an.
      
      
      3 Bände (183 Einheiten)
      60 Ordner (1564 Einheiten)
      
      
      
    • Stellfläche
      Erfassen Sie einen Umfang, indem Sie die Menge der Stellfläche angeben, die die Sammlung in metrischen Maßeinheiten belegt, und verwenden Sie das metrische Symbol cm, m, cm3 oder m3, sofern zutreffend.
      
      
      10 m
      1 m3
      
      
      
      Alternative Erfassen Sie die Menge der Stellfläche, die die Sammlung in dem Meßsystem belegt, das die Agentur, die die Beschreibung erstellt, bevorzugt. Verwenden Sie Symbole oder Abkürzungen für Maßeinheiten wie in Anhang B (B.5.2) vorgeschrieben, sofern zutreffend.
      
      
      40 linear ft.
      10 cubic ft.
      
      
      
      Optionale Ergänzung
      Geben Sie die Anzahl oder die geschätzte Anzahl der Behältnisse oder Bände und/oder Einheiten an.
      
      
      10 m (circa 2 250 Einheiten)
      1,8 m (75 Bände)
      3,6 m (2 400 Ordner)
      1,5 m (30 gebundene Einheiten, 37 ungebundene Einheiten)
      0,6 m (circa 70 Einheiten, 12 ungebunden)
      3 m (12 Schachteln)
      4,5 m (12 Schachteln, circa 1 000 Einheiten)
      26,7 m (150 Schachteln, 109 Ordner in Übergröße)
      10 cm (1 Schachtel, 1 Ordner in Übergröße)
      
      
      
    • Anzahl und Art der Einheit
      Erfassen Sie einen Umfang von jeder Art von Manifestation in der Sammlung, indem Sie die Anzahl der Einheiten und einen zutreffenden Terminus für jede Art angeben.
      
      
      68 Fotografien
      16 Architektenzeichnungen
      400 Postkarten
      
      
      

    Sammelnde Körperschaft als Akteur

    Wird eine Ressource formal erschlossen, bei der eine sammelnde Körperschaft geistiger Schöpfer, mitwirkender oder sonstiger Akteur in Bezug auf die Ressource ist (z.B. bei einem Bestandskatalog oder einer Publikation, die von der sammelnden Körperschaft stammt), wird ggf. eine Beziehung zur sammelnden Körperschaft mit der zutreffenden Beziehungskennzeichnung erfasst. Dabei ist zu ermitteln, ob der Akteur eine selbstständige Körperschaft oder eine untergeordnete oder zugehörige Körperschaft ist (vgl. RDA 11.2.2.13, 11.2.2.14). Handelt es sich bei dem Akteur um eine untergeordnete oder zugehörige Körperschaft, wird für diese ein Tb-/b-Datensatz erstellt oder genutzt und in Beziehung gesetzt. Gibt es jedoch für die betreffende Sammlung keine eigenständige sammelnde oder besitzende untergeordnete Körperschaft, so wird ggf. ein Tb-/b-Datensatz für die Körperschaft, zu der die Sammlung gehört, erfasst oder genutzt und diese in Beziehung gesetzt, falls diese Akteur in Bezug auf die zu erschließende Ressource ist. Ein Tb-/b-Datensatz darf nur für eine Entität erfasst werden, die tatsächlich Körperschaft im Sinne von RDA ist.
  • Inhaltserschließung

    (→ RSWK) In der Inhaltserschließung werden Ressourcen, deren Thema eine Sammlung ist, nach folgenden Regeln erschlossen:
    1. Gehört die Sammlung zu einer sammelnden bzw. besitzenden Körperschaft oder wird von dieser verwaltet, wird der Normdatensatz für die Körperschaft benutzt bzw. ein neuer angelegt; ggf. wird die Sammlung in der Schlagwortfolge durch weitere Schlagwörter beschrieben (Gegenstand der Sammlung u.ä.).
      Muster für die Erschließung derartiger Sammlungen:
      1. Sammlungen, die für die gesamte körperschaftliche Aktivität einer Körperschaft stehen: nur mit dem Namen der Körperschaft (Bsp. Fürstlich-Fürstenbergische Sammlungen; Fondation Beyeler)
        Titel: Fondation Beyeler - die Sammlung : mit Werken und Texten von Künstlerinnen und Künstlern
        SWW Fondation Beyeler
        
      2. Sammlungen einer Körperschaft, die nicht durch den sammelnden Akteur von anderen Sammlungen differenziert sind: Name der Körperschaft ; Sammelgegenstand ; Schlagwort "Sammlung"
        SWW Universität Wien ; Münze ; Sammlung
        
        Gehört eine Sammlung zum üblichen Bestand einer Körperschaft, wird das Schlagwort „Sammlung“ weggelassen. Verwendet wird in diesem Fall i. d. R. der Normdatensatz der übergeordneten Körperschaft, nicht der Normdatensatz für einschlägige Abteilungen wie ‘Handschriftenabteilung’, ‘Gemäldesammlung’ (als Körperschaftsname), ‘Papyrussammlung’ u. ä., da pleonastisch.
        SWW Musée du Louvre ; Malerei
        Nicht: Musée du Louvre ; Malerei ; Sammlung
        Nicht: „Musée du Louvre$bDepartement des Peintures ; Malerei“
        
        SWW Staatsbibliothek zu Berlin ; Handschrift
        f  Katalog
        
        Nicht: Staatsbibliothek zu Berlin ; Handschrift ; Sammlung
        f  Katalog
        
        Nicht: Staatsbibliothek zu Berlin. Handschriftenabteilung ; Handschrift
        f  Katalog
        
        Gehört eine Sammlung nicht zum üblichen Bestand einer Körperschaft, wird der Normdatensatz für die einschlägige Abteilung verwendet.
        SWW Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main. Bibliothek
        f Katalog
        c: Sammlungen einer Körperschaft, die durch den sammelnden Akteur von anderen Sammlungen differenziert werden:
        Sammler ; Sammelgegenstand ; Schlagwort "Sammlung" ; Name der Körperschaft ; ggf. Zeitangaben.
        SWW Weinhold, Gertrud ; Religiöse Volkskunst ; Sammlung ; Museum im Alten Schloss Schleißheim
        d: Dom- und Kirchenschätze werden nach dem Muster erschlossen: 
        Name des Ortes bzw. der Kirche ; Gattungsbegriff für den Schatz
        SWW Aachen ; Domschatz
        SWW Stiftskirche Sankt Servatius (Quedlinburg) ; Kirchenschatz
        
        Eine Sammlung, die nicht zu einer besitzenden oder sammelnden Körperschaft gehört oder von dieser verwaltet wird, wird umschreibend beschlagwortet mit Schlagwörtern für den Sammler, den Sammelgegenstand, dem Schlagwort "Sammlung" sowie ggf. Zeitangaben. Die Festlegungen unter 1 und 2 gelten analog für Privatbibliotheken, Familienarchive, Nachlässe u.ä.

        Provenienzerschließung

        (→ Regeln Provenienzerschließung)

        GND
        GND-Regeln

        Sammler

        Sammelnde Körperschaft

        Sammlung (Entitätencode win)

        data fields
        Record type
        Permissible values
        Work
        Entity code
        Permissible values
        Entity code win
        Work - preferred title
        Description
        Als bevorzugter Titel wird eine gebräuchliche Bezeichnung gewählt, z.B. Sammlung Max Mustermann. Ist keine gebräuchliche Bezeichnung nachweisbar, wird aus „Sammlung“ und dem Nachnamen des Sammlers bzw. dem bevorzugten Namen der sammelnden Körperschaft ein fingierter Titel gebildet.
        Wurde bereits ein Normdatensatz für die sammelnde Körperschaft angelegt und unterscheidet sich deren bevorzugter Name nicht von dem Titel der Sammlung, so wird bei letzterem ein unterscheidendes Merkmal ergänzt.
        Work - Different title
        Description
        Weitere Namensformen für die Sammlung werden als abweichende Titel erfasst.
        Relationship: person
        Permissible values
        Owner
        Owner
        Curator
        Collector
        Relation: corporate body
        Permissible values
        Owner
        Owner
        Curator
        Collector
        Relationship: conference
        Relationship: geographic
        Permissible values
        Owner
        Owner
        Geographic, general
        custody
        discovery
        Topic
        Related term, general
  • Was möchten Sie tun?

    • Eine vorliegende Sammlung soll durch eine umfassende Beschreibung formal erschlossen werden. (→ Formalerschließung)
    • Eine Ressource, deren Thema eine Sammlung ist, soll inhaltlich erschlossen werden. (→ Inhaltserschließung)
    • Eine Ressource soll als Teil einer (ehemaligen) Sammlung und/oder als (ehemaliger) Besitz eines Sammlers bzw. einer sammelnden Körperschaft erschlossen werden. (→ Provenienzerschließung)
    • Für einen der vorgenannten Zwecke soll in der GND ein Normsatz für eine Sammlung, für einen Sammler bzw. für eine sammelnde Körperschaft erfasst werden (→ GND-Regeln)